会議の議事録は出席者や関係者にメールで送付するのが一般的です。送付する際のメールはどのように書いたらいいでしょうか？
本記事では議事録を送付するメールの書き方のポイントを解説します。
社内向け・社外向けのメール文の例と、英語で議事録を送付するメールの例文も紹介。
議事録の効果を上げるメールの書き方をお伝えします。
議事録を送付する理由
議事録は会議の概要や議論の内容を書いたものです。
会議の日時・場所・出席者などの会議の情報のほか、議題・決定事項、議論の内容、TO DO （アクション）などを記載します。
議事録の主な目的は会議の合意内容を文字で再確認することにあり、このため議事録は会議の参加者に送って確認してもらうことが重要です。
このほか情報共有のために参加者以外の関係者にも送付します。
議事録の送付メールの書き方のポイント
議事録の効果を上げる送付メールのポイントは以下の通りです。
件名に会議名と議事録を明記
件名には会議名と議事録であることを明記します。
件名が明確でないとほかのメールと紛れやすくなり、また後から探すのが難しくなります。
確認を促す
先に書いたように、議事録は会議の参加者に確認してもらうことが必要です。
メールの文面でも確認を依頼し、できれば数日後くらいの期限を設定すると確認を促す効果があります。
重要な内容はメール本文に明記
議事録の全文は添付ファイルで送付するのが一般的ですが、添付ファイルはなかなか読まれないという難点があります。
会議で決まった決定事項やアクション（宿題）など特に重要な内容は、送付メールの文章にも明記して確実に伝えましょう。
短い議事録なら添付ファイルにせず、メールに直接書くのも一案。職場で普段使っているサーバーやチャットツールなど、なるべく手軽に目を通しやすい方法を選ぶのがポイントです。
添付忘れに注意
議事録を送付する際に多いのが、ファイルの添付漏れや、添付ファイルに掛けたパスワードの送付忘れ、そして宛先の誤送信です。多くの人に迷惑を掛けるので注意してください。
また、大きなサイズの添付ファイルは受信できない場合や、システムに大きな負荷を掛ける場合があり、圧縮するのがマナーです。添付ファイルの容量の目安は 2MB までとされています。
なるべく早く発行する
議事録は会議後なるべく早く送付することで、会議や議事録の効果を高めることができます。
出席者の記憶がまだ新しいうちに確認してもらうことが重要です。
議事録作成に時間がかかる場合には、文字起こしサービスを利用することで議事録作成を効率化し、時間を短縮する方法があります。
社内向けに議事録を送付するメール
では実際のメール文の例を見てみましょう。まず社内向けの場合です。
会社でメールの書き方が決まっている場合は社内ルールに従ってください。
社内向けメール文の例
社外向けに議事録を送付するメール
会議の出席者に社外の方が含まれる場合には、社外向けのビジネスメールを作成します。
会議参加のお礼から始め、敬語を使った丁寧な文章で書きましょう。
メールや議事録に記載する社外の方の名前には「様」を付けるのを忘れずに。
社外向けメール文の例
英語で議事録を送付するメール
社内で英語を使う会社も増えてきました。チームメンバーに英語で議事録を送付するメールの例文もご紹介します。
英語の送付メールの例
文字起こしを活用して議事録を早く送る方法
議事録の効果を高めるためには、会議後なるべく早く議事録を送付することが大切です。
文字起こしサービスを活用して議事録作成のスピードを上げる方法には以下の2種類があります。
自動文字起こし
自動文字起こしは AI を活用して音声を文字に変換します。発言がそのまま文字になるイメージです。
WEB 会議システム等に文字起こし作成機能が搭載されているほか、録音データをアップロードすると自動文字起こしをするサービスがアプリや WEB で提供されています。
パソコンやスマートフォン上で手軽に使え、文字変換するスピードが速いのがメリットです。
一方で、自動文字起こしでは話し言葉がそのまま文字になるため、文章として読むには冗長になります。議事録作成では書き言葉に書き換えて要約することが必要です。
人の手による文字起こしを依頼
もう一つは、文字起こし・テープ起こしの専門スタッフに依頼し、人の手によって録音した会話を文字に書き起こす方法です。
人の手による文字起こしでは、文字起こしをすると同時に希望の文体に整えられるというメリットがあります。
会議中の発言が書き言葉で文字データになるため、議事録作成の文章を書く作業を大幅に削減することができます。
さらにコエラボでは要約（サマリー）を作成することも可能です。
また、専門分野に精通したスタッフが文字起こしをすることで、一般的には使われていない専門用語でも高い精度で文字起こしができるというメリットもあります。
人の手による文字起こしを活用すると議事録作成を効率化でき、速やかに議事録を発行することができるのです。
まとめ・ポイントを押さえたメールで議事録を送付
議事録の送付メールの書き方と、議事録の効果を上げるためのポイントを解説しました。
メールや送付する際のポイントを押さえることで、議事録、そして会議の効率を上げることができます。
本記事を参考に、議事録の効率化を進めてください。
