オンライン会議などの広がりとともに自動の「文字起こし」機能が一気に普及しました。「これまでは簡単な議事録を作成するだけだったけれど、文字起こしデータも残すようになった」という方も多いのではないでしょうか。
また、副業解禁などに伴い、新たに挑戦したい仕事としても「文字起こし」の注目度は高いようです。
身近になった文字起こしですが、「実は基本的なことがわからない」という方も多いはず。
この記事では文字起こしの基礎知識を一挙に解説します。
文字起こしの種類
音声をテキストデータに書き起こす「文字起こし」は、「テープ起こし」や「書き起こし」などとも言われます。ほぼ同じ意味と捉えて良いです。
文字起こしには次の３つの種類があります。
・素起こし：音源の内容を、一字一句正確に文字に起こす方法
・ケバ取り：「えー」「あのー」などの特に意味のない言葉や、言い淀みのある箇所などを取り除いて文字起こしする方法
・整文：無駄な音や言葉を取り除いたケバ取りの文章をさらに整え、わかりやすくする方法
それぞれの詳しいやり方は、「文字起こしのやり方」の章で解説します。
用途や目的によって、求められる文字起こしの方法が変わってきます。
では、具体的にどういった用途や目的があるのか、次の項目で解説していきます。
文字起こしの用途や目的
前提として、文字起こしを行う理由は音源を「可視化するため」です。動画や音声だけでは、後から内容を振り返るのに不便なことがあります。再確認したい箇所がデータのどのあたりかわからず最初から聞き直す、再生と巻き戻しを繰り返すということもあるでしょう。また、重要な発言を忘れてしまうということもあります。
さらに、その場にいなかった人に情報共有する際も、動画や音声だと時間をかけてチェックしてもらう必要があり、スムーズにいきません。
文字として可視化しておくことで、内容が把握しやすくなり、後から検索しやすかったり、作業が効率的になります。
では具体的にどういった用途、目的で文字起こしが活用されるのかご紹介します。
・会議や打ち合わせ
・インタビュー
・セミナーや講演会
・裁判法廷用の証拠素材
これらから、議事録を作成したい、記事や書籍などを作成したい、テキストとして備忘を残したい、などが文字起こしの目的となります。この目的によって重視することが異なってくるのです。
主なポイントは、「わかりやすさ」を重視するのか、「再現性（正確性）」を重視するのかです。
人の話している言葉の中には意外と不要な言葉が多いです。また、文脈に合っていない言葉、言葉の誤用なども紛れ込んでいます。これらは、聞いている分にはあまり違和感がありませんが、文字にしてみるとかなり不自然に感じられます。
用途や目的に応じて、不要な言葉をどの程度削るか、文脈や言葉の修正をどの程度加えるか、つまり、「わかりやすさ」と「発言そのままの再現性」のバランスが問われます。
これは、先に紹介した文字起こしの種類とも関わってきます。次の項目で、それぞれのやり方と特徴について解説します。
文字起こしのやり方
文字起こしに際して、事前に準備しておくことは次の通りです。
・文字起こしする内容について、事前知識を入れておく（話者は誰か、テーマは何か、用語などの整理）
・文字起こしするためのデータ・機器の準備
文字起こしのやり方は仕上げ方によって次のように異なってきます。また、出来上がった文章にも特徴が表れます。
素起こしの特徴
音源の内容を、一字一句正確に文字に起こします。「えー」「あのー」など、特に意味のない言葉や、言い淀んだ声などの音も全て文字に起こします。特に意味のない音も文字に起こすため、読みづらい原稿になります。使途としては研究用であったり、裁判用に用いられるのが主で一般的な会議などでは使われることは少ないです。
ケバ取りの特徴
「えー」「あのー」などの特に意味のない言葉や、言い淀みのある箇所などを取り除いて文字起こしします。素起こしと比較すると無意味な文字が少なくなり、内容が把握しやすい文章になります。ある程度のニュアンスは残るので、当時の臨場感や流れも把握はしやすいです。
整文の特徴
無駄な音や言葉を取り除いたケバ取りの文章をさらに整え、わかりやすくします。整文では、言葉の順序の入れ替え、語尾・文中の表現の統一なども行います。音源で何が話されているのか、説明されているのか、その内容を正しく理解する必要があり、文章を適時修正していくため、素起こしやケバ取りよりも時間がかかります。
「素起こし」「ケバ取り」「整文」どれを採るかによって作業内容や作業量は異なってきます。加えて、ケバ取りの程度の指定や、どのように整文してほしいかといった要望も、作業に影響してきます。
文字起こしを効率化する方法
文字起こしは、慣れている方がスムーズに作業した場合でも、１時間の音源で、約３〜４時間かかるといわれています。場合によってはそれ以上、10時間以上かかってしまうこともあり、所要時間に幅があることがわかります。
仕上げ方の種類や文字数の違い、音源の品質、作業者のスキルによって大きく異なるのです。
文字起こしを効率化する方法には次のようなものがあります。
道具にこだわる
文字起こしは、音源の再生、停止、巻き戻しを繰り返して行うものです。パソコンなどの機器、音声ソフトやアプリ、キーボードやイヤフォンなどの道具を自分に合ったものにすることで、作業効率を上げることができます。
一律にどれがよいとは言えませんが、ストレスなく操作できる環境を整えることは大事です。
文字起こしの技術を磨く
技術を磨くことで、時間も大きく短縮できます。
例えば、タイピングの技術を上げることで、作業速度アップ・ミスを減らすことにつながります。ご自身で磨くことも可能ですし、より専門的な力をつけたい場合は専門会社で働くという手もあります。
自動文字起こしツールを使う
自動で文字起こしをしてくれるソフトやツールも増えています。
アプリタイプのツール、クラウド上で利用できるツール、オンライン会議の内容をほぼリアルタイムで文字起こししてくれるツールなどです。
一字一句、自ら書き起こすよりは効率的になる可能性が高いですが、メリットとデメリットがそれぞれあります。
メリット
・効率化を図ることができる
・人件費が削減できる
・多言語への翻訳などに対応している場合がある
デメリット
・録音環境が悪いと精度が落ちる
・人による確認、修正作業が必要になる
・基本的に素起こしのみの対応
精度を高めている文字起こしツールですが、完璧に文字起こしできるわけではありません。作業者の補助は期待できますが、自動文字起こしの結果は人力で確認し、修正する必要があります。また、社名や人名といった固有名詞、専門用語、話し手が複数いる場合の聞き分けなどができないことも多いです。
テキスト化にかかる作業を完全になくしたいのであれば、専門業者に外注する方法をおすすめします。文字起こしの外注について、次の項目で解説します。
文字起こしを外部に委託するメリット
外注することで次のようなメリットが期待できます。
・効率化を図ることができる
・人件費が削減できる
・高品質になる
これらは、プロフェッショナルな方に依頼した場合のメリットです。外注先によっては、次のようなデメリットが発生してしまうこともあります。
・情報漏洩
・品質が保たれない
・契約不履行
文字起こし作業を外注する場合、データを第３者へ渡す必要があります。そのため、情報漏洩が起きないとは言い切れません。重要なデータは自社で文字起こしを行う、事前に外注先と守秘義務契約を結ぶなど、対策を講じる必要があります。
また、専門業者に依頼するのであれば高い品質を期待できますが、個人である場合は事前に技量を図り切れず、成果物の品質が期待と異なるケースもあります。
さらに、クラウドソーシングなどを経由して個人の方と契約する場合もあるでしょう。業務委託契約書を結ばず、口頭やメッセージのみでやりとりしてしまい、突然音信不通になってしまったというケースもあるようです。
いずれにせよ、依頼する前に信頼に値する相手かどうかしっかりと見極める必要があります。
もちろん、個人の方でも技術が高く、信頼できるプロフェッショナルはたくさんいらっしゃいます。「いい人を見つけるのが大変」というお声も耳にしますので、その場合は専門業者を頼ることもおすすめです。
まとめ
いかがでしたか？ 本記事では文字起こしの基礎知識を解説してきました。「文字起こしに挑戦してみたかった」という方は本記事を参考に、文字起こしに挑戦してみてください。
実際に文字起こしをしてみると、時間と労力がかかり想像以上に大変ということもあるでしょう。
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