「会議の議事録を作成して」と頼まれることは多いでしょう。
社内会議やプロジェクト会議、社外のクライアントとの打ち合わせ、オンライン会議など、仕事には会議がつきものです。
また仕事以外でも自治会総会や町内会など議事録を作成する場面があります。
議事録とは、どのように書けばいいのでしょうか？
議事録のスタイルには業界や会議の種類によってさまざまな形式がありますが、議事録には共通する基本の書き方があります。
この記事では、分かりやすい議事録を簡単に作成できる基本のフォーマットを紹介します。
議事録作成を効率化する方法も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
議事録とは？
議事録とは会議の内容の記録のことです。
会議の日時・場所・出席者と、議題、決定事項、議論の内容などを記載します。
議事録を作成する主な目的は、会議の参加者が文字で合意内容を再確認するためです。
このほか、参加者以外の関係者への情報共有や、会議の記録として作成・利用される場合もあります。
良い議事録の条件とは？
議事録は読み物ではなく、会議の参加者や関係者が内容を確認するためのものです。
そのため議事録で重要なのは「分かりやすい」ということです。
以下の条件を満たすのが良い議事録の書き方といえます。
簡潔で明瞭な文章
議事録は誰が読んでもすぐ分かることが重要です。会議参加者が雰囲気で何となく分かるというレベルではなく、参加者以外が読んでも分かるように書く必要があります。
文章は短めにし、基本は書き言葉で、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を押さえて簡潔に書きます。特別な指示がなければ一言一句書く必要はなく、要点をまとめればOKです。
特に決定事項は箇条書きにするなどして、ざっと目を通すだけで要旨が分かるのが良い議事録の書き方です。
決定事項や重要な論点の抜けがない
決定事項や会議で話し合われた重要な論点が漏れなく書かれていることも大事なポイントです。そもそも抜けがあると議事録の信頼度が下がってしまいます。
会議でせっかく合意しても、時間が経つにつれ記憶が薄れ合意に関して参加者の意識・認識はバラバラになっていきます。そうしたことを防ぐために、会議の成果を明確に記録するのが良い議事録の書き方です。
次のアクションが明確
会議で言及された宿題・実行内容を具体的に示すのも良い議事録の条件です。
決定事項や議論の内容とは別に、TO DO （アクション）として仕事内容・担当者・期限をひとまとめにして示しておくと、次のアクションが明確になります。
担当者など曖昧なところは会議中に議事録作成者が確認するとベストです。
議事録に TO DO を明記することで、担当者へのリマインドになるとともに、誰が何をするのかが明確になり、会議の結果の実行を促せます。
会議後にすぐ作成する
議事録の書き方とは別の観点になりますが、会議後にすぐ作成・配布することも良い議事録の重要な条件です。
議事録の主な目的は会議の合意内容を再確認することにあります。
参加者の記憶が新しいうちに議事録に目を通すことで、理解の違いに気付いたり、合意の記憶が定着したりするというのが、議事録の重要な役割です。
会議後早いうちに議事録を発行することで、会議後に理解の違いでもめることを避け、会議の効果を高めることにもつながります。
議事録の基本の書き方
分かりやすい議事録の書き方として、ここでは議事録の基本フォーマットを紹介します。重要な項目を簡潔に列挙する書き方です。
議事録には文章・箇条書き・会話形式などさまざまなスタイルがありますが、どんな形式でもここで紹介する項目が簡単に分かるようにはっきり示すのがコツです。
実際に記入するためのテンプレートはインターネット上やWordなどで入手することができます。
職場等で議事録作成を引き継ぐ場合は前任者からテンプレートや前回の議事録を入手し、フォーマットや文例として活用するといいでしょう。
議事録の基本フォーマット
決定事項
決定事項の項目には、会議で決めた方針・目標や、具体的な案件の決定内容を記載します。
決定事項は特に全員が認識すべき最重要事項なので、箇条書きで明確に書くのがポイントです。
TO DO
TO DO の項目には仕事内容と担当者、期限を箇条書きで書きます。
また、次回の会議でフォローアップする予定や、保留にした案件などもその旨を記載するといいでしょう。
TO DO として記載すると、次回の会議では議事録に沿って進捗を確認することが可能です。議事録で前回の議論を振り返りながら討議を再開できるため、会議を効率的に進行することができます。
定例会議の場合は、次回の会議の日時・場所も記載し、スケジュールをリマインド・周知します。
討議内容
討議内容の項目には、結論に至るまでの話し合いの内容を記載します。
それぞれの立場からの意見や、懸念事項、検討したけれど採用にならなかったことなど。
この項目は議事録のスタイルによって書き方や長さがだいぶ変わってきます。
例えば要点をまとめた議事録では、討議内容の書き方も短い文章で列挙するのがベストです。
一方、一問一答形式などの詳細な議事録では、個々の発言の正確なニュアンスが求められる場合が多いでしょう。
こうなるとメモでは記録が追いつかないため、録音をして聞き直しながら書き起こすことが必要になります。手間がかかり時間がかかる作業です。
しかし議事録は発行が遅くなると上で述べたように価値が激減してしまうのが注意点です。
時間がかかる議事録作成には文字起こしサービスを活用すると、議事録作成を業務効率化できるとともに、正確な議事録をスピーディーに発行することが可能になります。
文字起こしの専門業者に依頼するのが良い議事録とは？
議事録作成のために文字起こしをするのは大変な作業です。
中でも以下のような議事録は専門業者に依頼する方が望ましいと言えます。
発言を正確に記録する必要がある場合
発言を特に正確に記録する必要がある会議は、正確さと効率の面で専門業者へ依頼するのが適しています。
影響の大きい重要な会議、コンサルタントなどの顧客に納品する議事録など。
このほか意見が対立する会議など、発言の微妙なニュアンスでもめそうな議事録も外注した方が良い議事録です。
法律で義務付けられている議事録
法律で作成が義務付けられている議事録は、何かあったときには提出し、証拠として使用されることになっています。
株主総会、取締役会、一般社団法人や学校法人の理事会など。
誤りがないように専門業者に依頼するといいでしょう。
効率化したい議事録
業務が忙しく後回しになってしまう議事録や、膨大な時間がかかる議事録は、専門業者に依頼するのが効果的です。
議事録作成の業務効率化になるとともに、議事録を早く発行できることで会議の効率もアップします。
まとめ・議事録の書き方のポイントを押さえよう
良い議事録、分かりやすい議事録を作成するための基本的な書き方を紹介しました。
議事録は重要な点を明瞭に書き、迅速に発行するのが、会議の効果を高めるポイントになります。
このため作成に時間がかかる議事録には文字起こしサービスを依頼するのがおすすめです。
コエラボでは専門性の高い案件に関しても熟練のライターが迅速に対応いたします。
議事録作成の省力化と、正確でスピーディーな議事録発行で、会議の業務効率化をお手伝いいたします。
