コロナ禍でテレワークが浸透し、Web会議を取り入れる企業が増えていることはご存知でしょうか？近年注目を集めているのが、録音・録画したWeb会議の内容をテキスト化する際に役立つ自動文字起こしツールです。
このページでは、自動文字起こしツールの概要やメリット・デメリット、具体的なツールについて紹介します。自動文字起こしツールの上手な活用方法についても併せてまとめているので、是非チェックしてみてください。
自動文字起こしツールとは
自動文字起こしツールとはどういったツールなのか紹介します。
web会議の内容を自動でテキストに起こしてくれるツール
自動文字起こしツールとは、AIの音声認識機能を利用し、録音・録画した内容を自動でテキストに起こしてくれるツールです。
Web会議だけでなくセミナーやウェビナー、記者会見、インタビュー、顧客面談など幅広い場面で利用されています。
3つのタイプがある
自動文字起こしツールには、用途・提供形態によって大きく3つのタイプがあります。
スマホに専用アプリをインストールするタイプ
クラウド上で利用するタイプ
Web会議ツールと連携して利用するタイプ
スマホに専用アプリをインストールするタイプは、基本的に個人向けのものが多いようです。Web会議のテキスト化を目的として利用するのであれば、後者2つが向いているでしょう。
自動文字起こしツールのメリット
自動文字起こしツールにはどのようなメリットがあるのか見てみましょう。
作成にかかる負担を軽減できる
自動文字起こしツール最大のメリットは、作成にかかる担当者の負担を軽減できること。録音データを手動で全てテキスト化するとなると、かなりの労力が必要になります。
10分の録音データをテキスト化するのに要する時間は1時間程度と言われているのです。1時間分の負担を軽減できると考えるととても魅力的です。
担当者が本来の業務に集中できる
テキスト化をAIに任せている間、担当者は本来の業務に集中できるようになります。自動文字起こしツールによる業務効率化で、部署全体の作業能率向上が期待できるでしょう。
共有が容易になる
文字起こしツールを利用すれば、議事録を短い時間で作成可能。社内の情報共有が容易かつ迅速に行えるようになります。
複数の言語に対応可能
多くの自動文字起こしツールが複数の言語に対応しています。Web会議がグローバルな言語で展開される企業であれば、重宝するツールになるでしょう。
自動文字起こしツールのデメリット
メリットがある一方で、自動文字起こしツールには以下のようなデメリットもあります。デメリットも踏まえたうえで利用を検討してみてください。
雑音に注意が必要
自動文字起こしツールは雑音が入ってしまうと精度が落ちてしまいます。精度の落ちた書き出しデータを修正するのに手間がかかってしまい、結局担当者の負担が変わらない・・・という事態になっては本末転倒です。
導入前に綺麗に集音できる環境を整える必要があります。
人による確認・修正作業が必須
自動文字起こしツールといっても、完璧にテキスト化出来るわけではありません。何度も利用するうちにAIが学習し精度を高めていくのですが、それでも完璧にできることはないと考えておくとよいでしょう。
一からテキスト化するよりは負担が少ないのは間違いありませんが、人による確認・修正作業は必須です。テキスト化にかかる作業を完全になくしたいのであれば、コエラボなどの書き起こし専門業者に外注する方法をおすすめします。
代表的な自動文字起こしツール
今回は企業向けの自動文字起こしツールをいくつか紹介します。Windows・Macで使えるものをそれぞれ紹介するので、気になるものをチェックしてみてください。
Windowsで使える自動文字起こしツール
Windowsで使える自動文字起こしツールには以下のようなものがあります。
Googleドキュメント
Windows標準搭載の文字起こし機能
Voice Rep PRO 3
AmiVoice Cloud Platform
VoXT
Smart書記
P-VoT
Amazon Transcribe
AI文字起こし
easy writer by AI
Rimo Voice
Google Cloud Speech-to-Text
Macで使える自動文字起こしツール
Macでは以下の自動文字起こしツールが使えます。
Googleドキュメント
Mac標準搭載の文字起こし機能
AmiVoice Cloud Platform
VoXT
Smart書記
P-VoT
Amazon Transcribe
AI文字起こし
essy writer
Speech to Text Demo
自動文字起こしツールを上手に活用するコツ
自動文字起こしツールを上手に活用するにはいくつかのコツがあります。ぜひ以下のコツをおさえて実践してみてください。
集音は綺麗な音にこだわる
テキスト化の精度を上げるために大切なのが、集音は綺麗な音にこだわること。鮮明な音声を収音できると、自然と精度の高いテキストの書き出しができます。
集音環境で大切な要素が、マイクと周囲の環境です。大人数での会議の場合、指向性マイクを導入するとよいでしょう。入力レベルやマイクの配置場所も集音前に確認しておく必要があります。
精度の合格ラインを定めておく
先述したように、自動文字起こしツールは音声をすべて完璧にテキスト化出来るわけではありません。集音環境や利用回数により精度が変わるでしょう。
そこで大切なポイントとなるのが、精度の合格ラインを定めておくことです。最終的には人の手による確認・修正が必須であることを理解したうえで、「このくらいの精度なら合格」と決めておきましょう。
例えば「重要な箇所だけきちんと拾えていれば合格」とするなどです。
辞書機能やAI学習機能を活用する
自動文字起こしツールには、辞書機能・AI学習機能が備わっています。固有の商品・サービス名、専門用語が頻繁に飛び交うような会議であれば、事前に辞書に登録しておくのがポイントです。
AI学習機能を活用すれば、使うたびに精度を高められます。
自動文字起こしツールのおすすめ活用方法3選
最後に、自動文字起こしツールのおすすめ活用方法を紹介します。
会議の議事録
企業向け自動文字起こしツールには、議事録作成・編集機能が備わっているものが多くあります。AIが録音データを自動解析し、発言者ごとに内容をまとめてくれる優れものです。
議事録の作成に役立つさまざまな機能が備わっているので、是非活用してみてください。
外国人とのコミュニケーション
グローバルなWeb会議にも自動文字起こしツールは役立ちます。ただ複数言語の録音データテキスト化するだけでなく、自動翻訳機能を備えたものもあるのです。
リアルタイムで文字起こしできるツールを活用すれば、翻訳者要らずで外国人とコミュニケーションが取れるでしょう。
コールセンターの効率化
Web会議のほかにも活用できる場は多くあります。その一例がコールセンターです。自動文字起こしツールをコールセンターに導入することで、多くのメリットが得られます。
顧客からの問合せを自動文字起こしツールによりテキスト化すると、内容ごとの検索が容易になるのです。さらにどのような問合せが多いのか、詳細なデータ分析も可能になるでしょう。
データ分析により得られた情報をもとに、コールセンターの応対指導に応用も可能です。
まとめ・自動文字起こしツールで業務効率化を図る
自動文字起こしツールは業務担当者の負担を軽減できるだけでなく、業務効率化にも役立ちます。音声を解析してテキスト化するだけでなく翻訳機能が備わったツールもあるので、是非自社に合ったものを導入してみてください。
また、自動文字起こしツールは最終的に人の手による確認・修正作業が必要不可欠です。テキスト化にかかる手間を無くしたいのであれば、文字起こしサービスに依頼する方法を検討してみるのもよいでしょう。
テープ起こしの専門サイト「コエラボ」では、1文字0.71円～の低価格で音声データをテキスト化してくれます。英語起こしにも対応しているため、グローバルなWeb会議の録音データもテキスト化できるでしょう。
当日・翌日に仕上げる迅速な対応も可能なため、早急な文字起こしが必要な場合でも頼りになります。
参考URL
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