議事録作成で困ることの一つに「会議中のメモが追いつかない」ことがあります。
早いテンポで進む議論や、話題があちこちに飛ぶ会議のメモを取るのは大変です。
メモが追いつかないと、議事録作成時に記憶があやふやになったり、悩んで余計に時間がかかったりする原因になります。
本記事では、議事録のメモが追いつかない原因とその対策を解説します。効率的にメモを取る方法をぜひ習得してください。
議事録のメモとは？
議事録には会議の概要や議論の内容を記録します。
具体的には、会議の日時・場所・出席者や議題、決定事項、議論の内容、TO DO （アクション）など。
議事録を作成するときは、会議に参加して発言や決定事項をメモし、メモを元に議事録を作成するのが基本的な方法です。
議事録メモの役割
議事録用のメモは会議の内容を記憶に留める重要な役割を担っています。
会議では多くのことが話し合われるため、すべてを記憶するのは困難です。メモを取ることで主な発言や数字・固有名詞などを記録するとともに、メモを手掛かりに話の流れを思い出すことができます。
正確で欠落のない議事録を作成するには、メモをしっかり書くことが必要なのです。
議事録メモが追いつかない原因
「議事録メモが追いつかない」という場合には、以下のような原因があります。
話に付いていけない
話の内容を理解するのに手間取り、議事録メモが追いつかないというケースです。
「何についての話をしているのか？」「今なぜこの話になったのか？」などが理解できないと、素早く正確なメモを取るのは難しくなります。
悩んでいるとメモを書くのが遅くなるだけでなく、メモが混乱して整理が必要になり、そちらに気を取られてメモが追いつかない状態になってしまうのです。
特に話の内容や経緯をよく知らない場合や、分からない専門用語・社内用語があると、話についていけない原因になります。
メモを取るスピードが遅い
タイピングや筆記などのスピードが遅くて議事録メモが追いつかないというケースもあります。
タイプミスを修正したり、漢字を思い出すのに手間どったりしていると、メモが遅くなってしまいます。
ほかにもブラインドタッチができないなど、書くことの方に気を取られていると話を十分に把握できなくなり、メモが取れない原因になります。
すべての発言をメモしようとしている
会議の発言を端からすべてメモしようとすると、かえって議事録メモが追いつかない原因になります。話を見失うと重要なポイントをメモし損ねるので本末転倒になります。
また、業務に習熟している人が「議事録メモが追いつかない」と感じる場合は、メモしようとしている内容が多すぎる可能性があります。
議事録のメモが追いつかない場合の対策
そんな議事録メモが追いつかない場合にできる対策をご紹介します。
メモのスピードアップ
タイピングのスピードを上げることも重要ですが、省略などを駆使することで時間を短縮することもできます。
PCでメモを取るなら、よく出てくる単語や固有名詞を単語登録しておきましょう。
手書きなら簡単な文字やマークで置き換えます。例えば「赤坂課長」を「AK」、「山本部長」を「YB」と書くと決めるとメモをスピードアップできます。
フォーマットを準備
メモをスピードアップするもう一つの方法が、あらかじめメモを書き込むフォーマットを準備しておくことです。
議事録のスタイルにもよりますが、進捗確認などの会議では議事録のフォーマットに直接入力した方が簡単です。フォーマットには項目名などが記載されているので記入する文字が少なくて済みます。メモの転記がない分、議事録作成も省力化できます。
一旦メモを作る場合でも、会議の出席者や議題などは先に書いておくといいでしょう。アジェンダ（議題が書かれた会議の招集）があれば必要事項をコピペするかそのままメモを書き込むなど利用すると便利です。
重点項目に絞る
議事録のメモを取る際にはまず話の流れを把握し、重要なポイントを見極めてメモするのがコツです。
議事録の重要ポイントは、決定事項、 TO DO （アクション)、そして主に検討した内容などです。
また、後で分からなくなりがちな日付、数字・単位、発言者なども必ずメモしておきたい重点項目です。
会議の予習
議題になっている内容について理解を深めるとメモを取りやすくなります。予定されている議題は事前に確認しておきましょう。
議題を見ても話の内容が想像できない場合には、先輩や担当者から話を聞いておくと、会議中にメモを取るのが簡単になります。
また過去の議事録を読むことで、これまでの会議での議論や検討の経緯を確認することができます。
録音
議事録メモが追いつかない場合には会議を録音することで根本的な対策が可能です。
後から必要なところを聞き直せるので、メモできなかったところがあっても心配いりません。
録音はICレコーダーを部屋の中央に置き、クリアな音声で録音するのがポイントです。
さらに、録音した音声データから文字起こしを依頼すると、メモから議事録を作成する作業を省力化することもできます。
細部まで記録する議事録や、発言の正確なニュアンスが求められる議事録、英語の会議などメモを取るのが難しい場合には、文字起こしを専門業者に依頼することで議事録作成を大幅に効率化することが可能です。
文字起こしを使うメリット
文字起こしを依頼することによるメリットはほかにもあります。
文字で確認できる
文字起こしすると会議の発言を文字で読めるため、会議の席上でメモできなかった部分を後から文字で確認することができます。
また、会議の全体像を把握するのも文字起こしなら簡単です。録音した音声を聞くのは会議と同じだけの時間がかかりますが、文字起こしなら手早く斜め読みすることができます。
重要な点に集中できる
文字起こしをする場合には、会議中のメモは重要ポイントのみに絞ることができます。
メモを取るのに必死で会議の話を十分に聞けないということがなくなり、会議中は議論を理解することに集中できるのがメリットです。
話の流れが分かるとメリハリのある読みやすい議事録が作成できます。
議事録作成を省力化
文字起こしは発言を文字化するため、メモを元に文章を作成する必要がありません。
オリジナルの発言データを編集するようなイメージで作業ができ、議事録作成が簡単になります。
さらに人の手による文字起こしを依頼すると、文字起こしの段階で書き言葉の丁寧な文体にすることが可能です。
コエラボでは議事録用に要約（サマリー）を作成することも可能。
議事録作成が簡単になり業務を効率化することができます。
正確で迅速な議事録
長い会議の議事録や分量の多い議事録を作成するのは時間がかかりますが、文字起こしを使うと短時間で議事録をまとめることができます。
専門的な会議もコエラボなら各専門分野に精通したスタッフに依頼できて正確な議事録を作成可能です。
正確な議事録を迅速に発行できるため、出席者に会議内容の確認や実行を促すことができ、会議の効率もアップします。
まとめ・議事録メモは効率を意識しよう
議事録メモが追いつかない原因とその対策を解説しました。
議事録のメモは効率が重要です。議論の重要なポイントを意識するほか、必要に応じた事前準備をすることが効率的にメモを取るための対策になります。
録音して文字起こしを依頼すると議事録作成の効率アップも可能です。
より効率的に議事録を作成する方法を検討してください。
