仕事をしていると議事録を書く場面は多いでしょう。
特に新入社員や若手のうちは議事録作成を頼まれることが多く、多くの人がそれなりに経験を積んでいると思います。
しかし、「議事録を書くのが面倒」「苦手」という人が多いのも事実。
議事録をさらっと上手に書けると仕事が楽になりそうです。
議事録作成が上手い人の特徴とは？
議事録が上手い人のコツを紹介します！
議事録とは？
議事録は会議の概要や討議内容を記録したものです。
具体的な内容は、会議が開催された日時・場所・出席者、会議の議題、決定事項、討議内容、TO DO （アクション）等です。
議事録を作成する主な目的は会議の合意形成にあります。
議事録には参加者が確認することで、認識のずれを修正し、合意を定着させる効果があります。議事録は会議に不可欠のものなのです。
また参加者以外の関係者への情報共有にも利用されています。
議事録作成が上手い人の特徴
議事録作成が上手い人には以下の特徴があります。
会議の内容を理解している
「この人は議事録作成が上手い」と思うポイントの一つは、議事録が分かりやすいことです。
議事録を読んで会議の内容がさっと分かるようにまとめるには、会議の内容を十分に理解している必要があります。
要点を押さえている
簡潔で必要なことが全部書かれているのは理想的な議事録です。
実際の会議では時に話があちらこちらに飛んでまとまりがつかなくなります。
そんな会議の話の流れを整理し、どこが重要な点かを見極めて要点を選び取れるのが、議事録作成の上手い人です。
会話で語られている情報を整理する能力や、多くの情報から重要な事項を選び取るスキルは、商談や対人業務にも共通する仕事に必要な技術です。
仕事が速い
会議後すぐに議事録が出るのも「議事録が上手い」と思うポイントの一つです。
議事録を早く発行するには、事前準備や効率的な作成、そして他の業務まで含めた段取りが欠かせません。仕事への意欲も感じられます。
文章作成や事務処理が速いことは議事録作成が上手い人の特徴です。
こうして見てみると、議事録が上手い人とは、すなわち仕事ができる人だということが分かります。
議事録作成は若手社員や着任してすぐの人が頼まれることが多いですが、議事録作成は仕事のスキルの訓練でもあるのです。
議事録が上手い人にはコツがある
では議事録が上手い人がどのように作成しているのか、議事録作成のポイントを見ていきましょう。
事前準備
まず事前準備として会議の議題と主な論点を把握します。
話が予想できると会議中に重要なポイントの見当が付き、話の流れをつかみやすくなるからです。
アジェンダ（議題）や事前配布資料があれば読み込み、前回の議事録も確認しておきます。
議題を見て内容の想像が付かないときは、先輩など周囲の人に聞くなどして予習しておきましょう。
特に知らない用語や分からない内容がある場合には会議前に調べておくことが大切です。
フォーマットを用意
議事録を書くためのフォーマットは事前に用意しておきます。
日時・場所や出席予定者、議題など会議前に書ける内容は先に入力。
会議中にその場で書き込める情報があれば直接入力すると早く議事録を完成させられます。
フォーマットはインターネット上や Word からも取得できますが、定例会議なら過去の議事録を上書きすると文例も使えて便利です。
メモは重要ポイントを意識
会議中は会議の重要なポイントを中心にメモを取ります。決定事項や TO DO （アクション)、主要な検討内容など。
会議内容を全部記録することを目指すより、全体の流れを把握し、重要なポイントをメモすることの方が大切です。
また、記憶があやふやになりやすい日付と数字（単位も）や、主な意見は誰の発言かについては重点的にメモします。録音していても聞き取りにくいことがあるので、必ずメモを取ることが必要です。
尚、会議中に聞き取れないところや曖昧だと感じるところがあったら、できるだけその場で確認してください。議事録に役立つだけでなく、会議の合意形成にも貢献できます。
簡潔な文章で書く
議事録には決定事項とそこに至る重要な論点などの要点を、箇条書きなどでできるだけ簡潔に書きます。
長い議事録は読みづらく、重要な点が伝わりにくくなるためです。
（但し、従来の議事録の形式がある場合には基本的に踏襲した方がいいでしょう。他のメンバーに確認してください）
文章は書き言葉で、短い文章で明瞭に書きます。
5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識して、誰が読んでも分かるように書きましょう。
録音して文字起こし
会議の音声を録音する場合もあります。
録音すると不明な点は聞き直して確認することができます。また、会議中は議論の理解や数字・固有名詞などのメモに集中できるのもメリットです。
さらに録音した音声を文字に書き起こしてから議事録を作成するという方法もあります。
発言を正確に記録する場合や、詳細に記述する議事録を作成する場合には、文字起こしをすると確実です。
文字起こしは外注可能です。メモを文章化する作業が不要になり、文字起こし後の文章を修正するだけで議事録が作成できるので、議事録作成作業が大幅に効率化できます。
さらに正確な議事録を迅速に発行できるのも大きなメリットです。
文字起こしの方法別メリットと特徴
文字起こしをする方法には以下の3種類があります。
録音して文字起こし
一つ目の方法は自分でやる文字起こしです。録音の再生・停止を繰り返しながら文字を入力します。
慣れないと膨大な時間がかかる作業です。
追加費用がないのがメリットですが、作業コストや他の仕事への影響も考慮に入れる必要があります。
ごく一部の発言を書き出したい場合に適した方法です。
自動文字起こし
文字起こしをする二つ目の方法は自動文字起こしです。自動文字起こしでは音声認識技術を使い AI が音声を文章化します。
自動文字起こしを使うには、WEB やアプリの自動文字起こしサービスに録音データをアップロードするか、WEB 会議システム等に搭載されている文字起こし作成機能を利用します。
自動文字起こしのメリットは、スピードの速さと、PC やスマホ上の操作で完結する手軽さです。
一方で自動文字起こしの文章は逐語体（口語のまま文字にしたもの）になります。議事録を完成させるには書き言葉に直して要約するといった編集作業が必要です。
自動文字起こしは議事録作成の準備のほか、会議の全体像や一部分を文字でさっと確認するのに適しています。
人の手による文字起こしサービス
文字起こしをする方法の三つ目は人の手による文字起こしです。上で紹介した録音して文字起こしする作業を外注できます。
人が作業するメリットは、文字起こしすると同時に読みやすい文章にできることです。語尾を整え、書き言葉にし、丁寧な言葉遣いにすることができます。このため後で文体を書き換える必要がありません。
コエラボでは議事録用に要約（サマリー）を作成することも可能です。
また、一般的な自動文字起こしでは認識が難しい専門用語が多い会議も、専門分野に精通したスタッフが文字起こしをすれば正確に作成することができます。
議事録作成をできるだけ省力化したい、発言を正確に記録したい、という場合には人の手による文字起こしサービスが適しています。
まとめ・議事録が上手い＝仕事ができる人になろう！
議事録が上手い人の特徴と、議事録が上手い人がやっている作成のコツを紹介しました。
ポイントは「分かりやすく」「要点を押さえて」「早く」発行することです。
そのためには重要な点を正確にメモすることが大切になります。
本記事で紹介した作成のコツを参考に、必要に応じて外部サービスも活用して、議事録が上手い＝仕事ができる人を目指しましょう。
