ビジネスパーソンの多くが一度は頼まれたことがあるであろう議事録作成。
議事録作成をはじめ、文章作成の上手い人は「仕事ができる人」という印象を持たれやすいです。
上手い議事録にはコツがあり、イマイチな印象を持たれる議事録は注意すべきポイントを押さえられていないことがほとんど。これらを知ることで議事録のクオリティがアップする可能性があります。
本記事では、議事録作成の基本からコツ、人名や敬称を記載する際の注意点などを解説します。ぜひ、参考にしてみてください。
議事録を作成するメリット
議事録とは、会議・打ち合わせ・ミーティングなどの内容を記録した文書のことです。
主に次のようなことがまとめられます。
・議題（会の名前やテーマ）
・開催日時
・出席者
・議論された内容
・会で決定したこと
・今後の方針（アクションや次回の会の予定）
議事録を作成することで次のようなメリットが期待できます。
・情報記録の役割を果たし、振り返りがしやすくなる：議事録を作成することで、会の内容をテキストとして保存することができ、振り返りがしやすくなります。
・他者と情報を共有できる：会に参加できなかった人にも内容が共有しやすくなります。口頭では伝えきれない量・細かな内容もまとめることができます。議事録１つで、複数人に内容を共有できる利便性もあります。
・目標や責任の明確化：取るべきアクションや目標、次回の予定を示すことで、誰が何をすべきなのか明確になります。
様々なメリットがある議事録ですが、特に「他者との情報共有」のための文書の役割が強いものであるといえます。
「会議に参加しておらず内容がわからない人がいる」
「会議に参加しなかった人、一人ひとりに口頭で内容を伝えるのは大変」
「以前の会議の内容を忘れてしまった」
このようなお悩みもフォローできるのが議事録なのです。
議事録作成のコツ
議事録作成のコツを事前準備から流れで解説します。
【事前準備】
・議題やポイントを確認しておく：あらかじめ会の内容を整理しておくことで、参加した際の理解がスムーズになり、議事録作成も効率的になります。
・フォーマットやテンプレートを準備：企業・部署・チーム独自に、議事録のフォーマットやテンプレートを持っている場合もあるでしょう。決められたものがある場合はそちらを、特に決まりがない場合は準備しておく必要があります。
【会の進行中】
・要点を簡潔にメモしておく：大まかな流れ、重要な部分、決定事項などを箇条書きでまとめておくと振り返りやすく、議事録作成時もスムーズです。
・疑問点や不明点をメモしておく：理解できなかった箇所はしっかりと残しておきましょう。
・可能であれば録音か録画をする：録音・録画データがあると議事録作成の効率化と質アップにつながります。詳しくは「議事録作成に文字起こしが効果的な理由」で説明します。
【会の終了後】
・疑問点や不明点を整理し、解決する：理解しきれなかった箇所などをまとめ、会が終了したら迅速に確認しましょう。
・必要に応じて資料を収集する：会の中で話題になった資料などがあれば取り寄せます。
【議事録作成】
・できるだけ会の終了から時間を置かずに作成する：内容が頭に残っているうちに作成した方が漏れなくスムーズに作成できます。また、議事録を共有されるメンバーの立場から考えても早い方がありがたいことが多いでしょう。
・録音か録画をしている場合は文字起こしデータを活用する：議事録作成が効率的になりクオリティアップも期待できます。詳しくは「議事録作成に文字起こしが効果的な理由」で説明します。
・誰の発言か、意見なのか決定事項か明確にする：フォーマットやテンプレートに則って、話者と発言を明確に記載していきましょう。
・必要に応じて資料を添付：会の中で使用された資料、重要な内容を補足できる資料があれば添付するとよいでしょう。
議事録に人名を入れる際の注意点
複数人が参加する会議の議事録などでは、「さん」などの敬称の記載が省略されることが多いです。
議事録のほとんどが文章のはじめの方で参加者の名前を記載していることがほとんどです。その際に「◯◯（敬称略）」といった形で明記しておき、以降の文中でも敬称なしで書き進めます。これには「敬称の記載を省略させていただく」といった断りの意味があるため、必ず記載します。記載せずに敬称なしで書き進めてしまうと失礼にあたります。
なぜ議事録では敬称を略すことが多いのかというと、敬称を記載すると文量が増え情報としてまとまりが悪くなるためです。
ただ、社外の方との会議の場合は失礼にあたる可能性があるため、敬称は略さずに作成した方がよいでしょう。
また、組織のルールによっては敬称略が推奨されない場合もあるので注意しましょう。
敬称略は、あくまで敬称を記載することで文量が多くなり読みづらくなるのを防ぐことを目的としています。会議が少人数で行われた場合などは敬称ありで書き進めるなど、フレキシブルに対応するのがよいでしょう。
議事録作成に文字起こしが効果的な理由
先の議事録作成のコツでも述べましたが、録音と文字起こしを行うことで、議事録作成が効率的になりクオリティアップも期待できます。
会の内容を録音しておくことで次のようなメリットが得られます。
・会に集中できる：一般的に、素早くメモを取ったとしても人の発言のスピードには追いつけないといわれています。つまり、「議事録作成のために正確にメモを取っておかなければ」と思っていても、話に置いていかれてしまうことが多いのです。正確な記録は録音データに任せてしまうことで、会に集中できるでしょう。
・内容の漏れを防ぐ：先に述べた通り、メモに集中してしまうと話に置いていかれ、聞き逃しも発生してしまう可能性があります。聞き逃しは議事録に入れ込むべき内容の記載漏れにもつながります。会の内容をしっかりと網羅した議事録作成のためにも、録音は有効な手段といえます。
・誰がどういった発言をしたのか明確に記録できる：「あれは誰が言ったことだっけ？」といった疑問、「そんなことは言っていない」といった認識違いを解決することができます。具体的なアクションを決定する発言など、重要な状況では特に大事になってきます。場合によっては「言った」「言っていない」がトラブルにつながることもあるため、リスク回避のためにも録音は重要だといえます。
このように様々なメリットのある会の録音ですが、さらに文字起こしを行うことでテキストとして内容を可視化することができます。音声だけだと内容の振り返りや確認したい箇所のピックアップに時間がかかってしまいますが、テキストであれば一目で全体と把握することが可能です。
文字起こしのデータをもとに議事録作成を行うと、正確、かつ、要点がわかりやすいものになりやすいです。
また、音声データや文字起こしデータがあれば、議事録と合わせて他のメンバーに共有することも可能です。議事録を読んで気になった箇所の音声を確認する、文字起こしを確認するといったこともできます。会に参加できなかった人も場の臨場感や雰囲気、発言のニュアンスを知ることができます。
文字起こしを専門業者に外注するメリット
議事録作成にあたって、文字起こしを行うことで効率とクオリティをアップできると述べました。
しかし、文字起こしは時間と労力のかかる作業です。ご自身の作業負担なしで行う方法に、専門業者への外注があります。
文字起こしを外注することで次のようなメリットが期待できます。
・効率化や人件費削減につながる
・専門知識を活かして作業してもらえる
・高品質になる
・人の手による精密な作業が期待できる
プロの手による高品質と作業の負担ゼロを同時に実現することができます。
まとめ
いかがでしたか？ この記事では、議事録作成の基本からコツ、人名や敬称を記載する際の注意点などを解説してきました。
プロフェッショナルによる人力の文字起こしを提供する専門サイト「コエラボ」では、1分179円〜という低価格で音声データをテキスト化してくれます。
英語起こしにも対応しているため、グローバルなWeb会議の録音データもテキスト化できるでしょう。医療や裁判など、専門性の高い領域にも対応しています。
当日・翌日に仕上げる迅速な対応も可能なため、早急な文字起こしが必要な場合でも頼りになります。
業界屈指のコストパフォーマンスを誇る「コエラボ」に文字起こしを依頼し、議事録のクオリティを高めてみませんか？
