多くの方が、議事録作成を頼まれた経験お持ちなのではないでしょうか。
議事録は会議の内容を記録し、わかりやすくまとめたもので、他者と共有する重要な資料です。
「そもそもなぜ作成する必要があるの？」
「正しい作成方法がわからない」
そんな疑問を抱えている方もいらっしゃると思います。
本記事では、議事録を作成するメリット、議事録作成のために録音を活用するメリットと録音、注意点を解説します。ぜひ、参考にしてみてください。
議事録を作成するメリット
議事録とは、会議・打ち合わせ・ミーティングなどの内容を記録した文書のことです。
主に次のようなことがまとめられます。
・議題（会の名前やテーマ）
・開催日時
・出席者
・議論された内容
・会で決定したこと
・今後の方針（アクションや次回の会の予定）
議事録を作成することで次のようなメリットが期待できます。
・情報記録の役割を果たし、振り返りがしやすくなる：議事録を作成することで、会の内容をテキストとして保存することができ、振り返りがしやすくなります。
・他者と情報を共有できる：会に参加できなかった人にも内容が共有しやすくなります。口頭では伝えきれない量・細かな内容もまとめることができます。議事録１つで、複数人に内容を共有できる利便性もあります。
・目標や責任の明確化：取るべきアクションや目標、次回の予定を示すことで、誰が何をすべきなのか明確になります。
様々なメリットがある議事録ですが、特に「他者との情報共有」のための文書の役割が強いものであるといえます。
「会議に参加しておらず内容がわからない人がいる」
「会議に参加しなかった人、一人ひとりに口頭で内容を伝えるのは大変」
「以前の会議の内容を忘れてしまった」
このようなお悩みもフォローできるのが議事録なのです。
議事録作成のために会議を録音するメリット
議事録作成には様々な方法があります。企業・部署・チーム独自に、議事録のフォーマットを作成して使っている場合もあるでしょう。
どのようなフォーマットで作成し、まとめていくか、細かな部分は会の内容や組織によって異なりますが、多くの場合に共通する、効率的かつ高いクオリティで議事録を作成するためのポイントも存在します。
その１つが、会の内容を録音（もしくは録画）することです。
録音データがあれば、それをもとに議事録を作成することが可能になります。次のようなメリットがあります。
・会議に集中できる：一般的に、素早くメモを取ったとしても人の発言のスピードには追いつけないといわれています。つまり、「議事録作成のために正確にメモを取っておかなければ」と思っていても、話に置いていかれてしまうことが多いのです。正確な記録は録音データに任せてしまうことで、会議に集中できるでしょう。
・内容の漏れを防ぐ：先に述べた通り、メモに集中してしまうと話に置いていかれ、聞き逃しも発生してしまう可能性があります。聞き逃しは議事録に入れ込むべき内容の記載漏れにもつながります。会の内容をしっかりと網羅した議事録作成のためにも、録音は有効な手段といえます。
・録音データを共有できる：会を録音しておくことで、そのデータ自体も他者と共有することができます。会に参加できなかった人も場の臨場感や雰囲気、発言のニュアンスを知ることができます。
・誰がどういった発言をしたのか明確に記録できる：「あれは誰が言ったことだっけ？」といった疑問、「そんなことは言っていない」といった認識違いを解決することができます。具体的なアクションを決定する発言など、重要な状況では特に大事になってきます。場合によっては「言った」「言っていない」がトラブルにつながることもあるため、リスク回避のためにも録音は重要だといえます。
・会の内容を文字起こしすることができる：録音した音声データをもとに、文字起こしを行うことも可能です。文字起こしとは、音声をテキスト化していく作業・テキスト化したもののことです。会の内容が音声に基づいたテキスト情報として可視化されることで、音声を共有されるよりも把握しやすくなります。文字起こしのデータをもとに議事録作成を行うと、正確性高く、かつ、要点がわかりやすいものになりやすいです。
議事録作成のために会議を録音するための機器
録音するための機器は様々ありますが、会議などでよく使われるものは以下です。
・ボイスレコーダー：音声の録音に特化した機器です。メーカーや製品によって特徴があり、備わった機能や性能も異なります。似た言葉にICレコーダーがありますが、いずれも同じものと考えてよいです。
・パソコン：パソコン備え付けのマイクを用いる場合、パソコンに外付けのマイク等の機器をつける場合があります。
・スマートフォン：スマートフォンのマイクを用いる場合、外付けのマイク等の機器をつける場合があります。
・Web会議のサービスなどに備わった録音（録画）機能を活用：ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなど、Webで使用できるビデオ会議ツールには録画機能が備わっています。これらの機能を活用する方法もあります。
様々な録音方法がありますが、注意しなくてはいけないのは何と言っても「後から聞いてわかるようにクリアに録音すること」です。
具体的な注意点について解説していきます。
議事録作成のために会議を録音する際の注意点
せっかく録音しても、音質が悪く聞き取れない状態だと無駄になってしまいます。「不明瞭な箇所がある」「誰が発言しているかわからない」「聞き取れない」といった箇所が多いと、その後の議事録作成も思うように進まない可能性があります。
録音する際は、音源の質を上げることに注意して、次のことを実践してみてください。
・録音機器にこだわる：パソコン・スマートフォンの内蔵マイク、外付けマイク、ボイスレコーダーなど様々な機器がありますが、いずれもメーカーや製品によって特徴があることが多いです。「少人数、狭い会場に向いている」「広い環境にも対応している」など、強みをアピールしているケースもありますので、その会に合ったものを使うのがよいでしょう。
・録音したい音をキャッチし、雑音を減らす：録音する部屋の大きさ、静かな場所かどうか、話者と録音機器の距離はどのくらいが適切かなどを事前に確認しておくとよいでしょう。
・話し方に注意：話し方も音源の質に大きく関係します。声が小さすぎたり大きすぎたりすると、録音できなかったり音割れしたりします。またはっきりした発言の方が後で聴き返しやすくもなります。可能であれば、話者にあらかじめ録音することを伝え、あとから聞き直すことを意識した声量で話してもらうとよいでしょう。
文字起こしを専門業者に外注するメリット
先に少し触れましたが、議事録作成にあたって次の２つを行っておくことで、正確性と高いクオリティを実現できます。
・会を録音する
・録音した音声データから文字起こしをする
しかし、文字起こしは時間と労力のかかる作業です。ご自身の作業負担なしで行う方法に、専門業者への外注があります。
文字起こしを外注することで次のようなメリットが期待できます。
・効率化や人件費削減につながる
・専門知識を活かして作業してもらえる
・高品質になる
・人の手による精密な作業が期待できる
プロの手による高品質と作業の負担ゼロを同時に実現することができます。
まとめ
いかがでしたか？ この記事では、議事録を作成するメリット、議事録作成のために録音を活用するメリットと録音、注意点を解説してきました。
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