様々なシーンで活用され、ニーズが高まりつつあるとされる文字起こし。
AIを活用したアプリやツールの登場など、新たなノウハウも生まれつつありますが、高いクオリティを維持するためには人の手をかけることが必要不可欠です。
本記事では、文字起こしを効率化する方法をご紹介していきます。人力で作業する際のポイント、アプリ・ツールを活用する際の注意点、文字起こしを外注するメリットについて解説します。ぜひご参考にしてみてください。
意外と大変な文字起こし
音声を文字に起こしていく「文字起こし」の作業。
発言の数や音源の質にも左右されますが、全て人力で作業する場合、おおよそ次の時間がかかるとされています。
・１時間の音源で約３〜４時間
・時間がかかる仕上げ方、内容が専門的といった場合は10時間以上かかることも
例えば、１時間の会議の議事録作成のために数時間文字起こしの作業時間が必要となってくると、大きな負担です。
最近は、自動で文字起こしを行ってくれるアプリやツールがあるため、「文字起こしは大変ではない」と思う方もいらっしゃる方もいるかもしれません。
アプリやツールの機能は高まっているものの、人間が作業したようなクオリティには至っていないといえます。
そのため、まずアプリやツールで文字起こしをしたとしても、確認や修正の作業が必須となります。
文字起こしを効率化する４の方法
意外と大変な文字起こし、できれば効率的かつ高い精度で仕上げたいものです。
文字起こしを効率化するポイントを４つ紹介していきます。
大きく分けると、次のようになります。
・ご自身が文字起こしの作業を効率的に行えるようにする方法
・道具やアプリなどを活用して効率化を図る方法
道具にこだわる
文字起こしは音源の、「再生」「停止」「巻き戻し」を繰り返して行うものです。この動作をいかに効率的に行うか、不要な作業動作を減らすかが肝になってきます。意識して取り組むことも重要ですし、パソコンなどの機器、音声ソフトやアプリ、キーボード、イヤフォンなどのツールを自分に合ったものにすることで、作業効率を上げることができます。
一律にどれがよいとは言えませんが、ご自身が作業しやすいと感じるツールで、ストレスなく操作できる環境を整えましょう。
音源の質を高める
音源の質は文字起こしの質に直結するといわれています。次のような点に注意してみましょう。
・録音機材（マイク、ボイスレコーダーなど）にこだわる：機材によって「少人数で狭い会場に向いている」「広い環境にも対応」など特徴があります。
・必要な音をしっかりキャッチし、なるべく雑音を減らす：録音する部屋の大きさ、場所、話者と録音機器の距離に注目しましょう。
・話し方に注意する、してもらう：話し方も音源の質に大きく関係します。声が小さかったり大きすぎたりすると、録音できなかったり音割れしたりします。またはっきりした発言の方が後で聴き返しやすくもなります。可能であれば、話者にあらかじめ録音することを伝え、あとから聞き直すことを意識した声量で話してもらうとよいでしょう。
文字起こしの技術を磨く
シンプルな方法ですが、文字起こしに関わる技術を磨くことで、時間を大きく短縮でき、作業を効率化することができます。
例えば、タイピングの技術を上げることで、作業速度がアップします。ミスを減らすことにもつながります。ご自身で磨くことも可能ですし、より専門的な力をつけたい場合は専門会社で働くという手もあります。
文字起こしのアプリ・ツール・ソフトウェアを使う
自動で文字起こしをしてくれるアプリ・ツール・ソフトウェアを活用する方法もあります。デバイスにインストールして使うもの、クラウド上で利用できるもの、オンライン会議のサービスに付属したものなどがあります。
これらを活用することで、作業時間の大幅短縮につながることがあります。
まず一度、アプリ・ツール・ソフトウェアに自動文字起こししてもらい、作業者が音源を聞きながら自動で文字起こしされた文章を修正していく方法があります。
注意したいのは、最新の道具やアプリ・ツールを使用したからといって必ずしも作業時間が短縮されるわけではないということです。
作業時間に影響している根本的な問題を解決できなければ逆効果となってしまうこともあります。次のような事態に陥らないよう気をつけましょう。
・新しいアプリ・ツールを使ったため、慣れない工程が発生し、時間ロスに
・ミスが増え、修正作業の手間が増加
・録音環境に影響されて精度が低い場合がある
ツールを新しくしても使い慣れていなかったり、作業者の技術が高くなければ思うような効果は出ないでしょう。
そこでご紹介したいのは「文字起こしを専門業者に外注する」方法です。
次でメリットなどを解説していきます。
文字起こしを専門業者に外注するメリット
文字起こしの負担を削減し、効率化を図るためにおすすめなのが専門業者への外注です。
文字起こしを外注することで次のようなメリットが期待できます。
・効率化や人件費削減につながる
・専門知識を活かして作業してもらえる
・高品質になる
・人の手による精密な作業が期待できる
プロの手による高品質と作業の負担ゼロを同時に実現することができます。
ただ、次のようなリスクもあるため、外注先の選定には注意が必要です
・情報漏洩リスク：文字起こしを外注すると必ずデータの受け渡しが発生します。そのため、データを預けて問題ない信用できる業者かどうか見極める必要があります。
・品質が保たれない可能性：「期待していたクオリティでなかった」というケースもあります。
・契約不履行リスク：契約を結んでいれば起こりづらいケースではありますが、クラウドソーシング経由で依頼しトラブルになるというケースもあります。
こういったリスクを回避するためには、実績があり評判の良い業者に依頼するのがおすすめです。高いクオリティと低価格を実現する業者も存在します。業者によって、サービスの内容や強みが異なってくるため、自身のニーズに合った業者を選ぶとよいでしょう。
業者選定については次の記事で詳しく解説しています。ぜひ、参考にしてみてください。
まとめ
いかがでしたか？ 本記事では、文字起こしを効率化する方法をご紹介しました。人力で作業する際のポイント、アプリ・ツールを活用する際の注意点、文字起こしを外注するメリットについても解説してきました。
文字起こしは様々なシーンで必要とされるものですが、いざ、取り掛かってみると思いの外時間がかかってしまったり、作業効率が悪くなってしまったりすることが多いです。
自動文字起こしの技術も向上していますが、高いクオリティにするためにはまだまだ人の手が不可欠です。手間を惜しんだことで誤字などが発生し、使い物にならないというケースもあります。
余裕がある方、文字起こしに関心のある方は、ご自身の技術を磨いてみるのもよいでしょう。普段なかなか時間を捻出できない、他の業務に集中したいという方は、プロの力に頼ってみることをおすすめします。
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