「会議の内容を要約しておいて」「この文章の要約を提出して」「要約して説明して」
このように要約を頼まれることがある方も多いのではないでしょうか？
日常的に使われる「要約」ですが、「そもそも何なのか」「要約のやり方がわからない」「正しい要約ができているか自信がない……」といった疑問や不安を抱えている方もいらっしゃるでしょう。
本記事では、要約とは何か、利用シーンとメリット、要約のコツ、文字起こしとの関係性を解説します。ぜひ、参考にしてみてください。
要約とは
そもそも「要約」とは何でしょうか。
「要約」とは、文章などの情報の要点をまとめること、あるいはまとめたものを指します。
要約は様々なシーンで利用されます。次で詳しく紹介していきます。
要約の利用シーンと重要性、メリット
要約は長い文章や会話などの情報をまとめること・ものです。要約が必要とされるシーンをいくつかご紹介し、要約のメリットや重要性について解説します。
・会議や打ち合わせ、ミーティングの内容を要約：ビジネスシーンでは、社内外の様々な人同士のやりとりを記録し、後からの振り返り資料とする、簡潔にまとめて関係者に共有する、企画等に活かす、といった機会があります。内容が上手に要約されていると、情報共有がしやすくなり、共有する相手にも好印象を与えます。
・授業や講義、研修やセミナーといった学びの情報を要約：授業の内容をノートにまとめる、レジュメにする、研修やセミナーの内容をまとめて自身でおさらいする、といったことは多くの人が経験されているはずです。うまくまとめられていると、後から見返して学び直す際にも便利です。要約することで、内容を自身の言葉でまとめ直すことができ、知識として定着しやすくなるともいわれています。
・出来事や商品の情報などを要約し、メディアやSNSを通じて発信する：日々配信されるニュースや新聞の記事はわかりやすい例です。時事や読者の関心の高い話題を簡潔に要約し、様々な角度から考察しています。最近はインターネットの発展によって、一般企業や個人の方も情報を発信しやすくなっています。企業であれば、プレスリリースやオウンドメディアの記事、SNSを通じて、自社の取り組みや商品の情報を発信することができます。その際、読者の読みやすさ、理解しやすさ、関心を持ちやすい構成にまとめることで、効果が高まることが期待できます。
・日常生活でも活きる要約：普段の何気ない会話やメール・チャットのやりとりの中でも、要約を使っていることがよくあります。例えば、友人におすすめの映画や書籍を紹介する際、おそらく多くの方は、「どういった内容なのか」「どこがよかったのか」「どういった点がおすすめなのか」など、思っていること全てを伝えることはしないはずです。話しきれない、文章にしきれない情報を自然とまとめ、要約した形で伝えていることがほとんどです。ちょっとしたやりとりの中でも、「この部分を伝えたらわかりやすい」「この情報は重要ではない」など、人は要約をしているものなのです。
様々なシーンで用いられる要約によって、長い文章や複雑な情報、まとまりに欠ける内容を整理することで、相手に簡潔に、全体像や要点を伝えることができるのです。
効果的な要約の方法とコツ
あらゆるシーンで役立つ要約、そのやり方とコツを解説します。
・要約したい情報の全体像を捉える：要約する際にまず大事なのは、文章など要約したい情報の全体像を掴むことです。全体を理解しないまま要約してしまうと、重要な箇所が抜けてしまったり、あるいはそれほど重要ではない箇所にフォーカスしたものになってしまったりと、元の情報と乖離したものになってしまう可能性があります。文章であればまず読み込むこと、音声などであれば内容をしっかり聞き取ること、必要に応じて文字起こしをしてテキスト化し内容を確認しましょう。書き手・話し手の意図は何なのかを意識して取り組むと効果的です。
・情報を分類する：情報のおおよその全体が掴めたら、どのような構成になっているか確認し、内容ごとに分類していきます。「はっきりとした主張」「ある事柄の否定」「主張を裏付ける事例」などです。例えば、「〜なのです」「〜と考えています」などは、話し手・書き手の主張、「しかし〜」「〜の場合、〜できません」などは事柄の否定、「例えば〜です」「具体的に〜があります」などは主張の裏付けである場合が多いです。会話や文章の中に主張が１つとは限らず、「さらに」「次に」「ところで」など、話題を変えて別のテーマに触れることもあります。大きな主張・テーマ、小さな主張・テーマ、１つ目、２つ目、といった形で分類していくとわかりやすくなります。
・重要な箇所やキーワードをピックアップする：情報全体を把握し、その中身を分類して整理できたら、重要と思われる箇所やキーワードをピックアップしてみましょう。繰り返し述べられていること・キーワードや、話のまとめ・結論に登場するものは特に注目します。
・全体感を意識しつつ、分類した内容とキーワードを使って要約する：ここまで整理した内容とピックアップした内容を紐づけて要約してみます。全体的なバランスを意識しながら、更に次の点も気をつけてみてください。
・簡潔になっているか： 要約の場合、不要な情報や冗長な表現を避け、できるだけ簡潔にまとめます。
・正確であるか：元の情報と合っているか、誤った捉え方をされる表現になっていないか注意します。特に、「この一文がないと正しく意味が伝わらない」という箇所の漏れには気をつけましょう。
・論理的でスムーズであるか：要約した内容が論理的でスムーズに読みやすい・聞きやすいものであるか注意します。
いきなり「要約しよう」と思ってもなかなか難しいもの。ここで紹介したように、段階に分けて取り組むことで上手に要約しやすくなります。
要約と文字起こしの関係性
情報を整理しわかりやすくするものとして「文字起こし」という手法も存在します。
「文字起こし」とは、音声をテキストに書き起こす作業のことです。「テープ起こし」「書き起こし」という表現が用いられることがありますが、いずれも同じものと考えて良いです。
文字起こしには次の３つの仕上げ方があります。
素起こし：音声の内容を、一字一句正確に文字に起こす方法。
ケバ取り：「えー」「あのー」といった特に意味のない言葉や言い淀みを取り除く方法。
整文：無駄な音や言葉を取り除いたケバ取りの文章をさらに整え、わかりやすくする手法。
これらの仕上げ方によって音声の再現性は変わってきますが、いずれの場合も音声をもとにします。音声をいかに正しく文字に起こすか、あるいはきれいに文章にするかという観点で作業が行われます。
要約は内容をまとめわかりやすくすることを目的にしているので、文字起こしとは目的が異なってきます。
ただ、先ほど少し触れたように、音声を文字おこししてから要約を行うということもあります。音声の要約を行う上で文字起こしは効果的な作業となります。次で、文字起こしから要約を行うケースについて解説します。
要約から文字起こしへのステップ
音声を要約する場合として、会議や打ち合わせ内容の録画・録音を考えてみましょう。
頭の中で思い返しながら要約しようとしたり、音声を聞き直しながら要約しようとしても、うまくまとまらない、内容の全体が思い出せず必要な情報を網羅できないということがあります。
まず一度、音声を文字起こししてテキスト情報にすることで、目で見てぱっと理解しやすい情報になりますし、内容の分類やキーワードのピックアップもしやすくなり、スムーズに要約作業ができます。
文字起こしには、全て自力で行う方法、アプリやツールを用いる方法、専門業者に依頼する方法があります。ご自身に合った方法をいろいろと試してみるのもよいですし、一度実績のある業者に依頼してみるのもおすすめです。
まとめ
いかがでしたか？ この記事では、要約とは何か、利用シーンとメリット、要約のコツ、文字起こしとの関係性を解説してきました。
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