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コエラボブログ 2021年11月19日号


2021/11/19


※この記事は2021/10/19時点の状況を元に執筆されています。


最近はオンライン会議を導入している企業が増えました。重要な会議では議事録が欠かせませんが、オンライン会議をしながらリアルタイムで議事録を作成したいと考えたことはありませんか?

Microsoft Teamsでは、「トランスクリプト機能」がリリースされたことにより、会議中の議事録作成が可能になりました。しかし、2021年4月に公開されたばかりのため、まだ使い方がよくわからず、興味はあるけど実際に試せてはいない方も多いかもしれません。

そこでこの記事では、Teamsが持っているトランスクリプト機能を使った効率的な文字起こしの方法を紹介します。機能の概要や、メリット・デメリットについてもお伝えするのでぜひチェックしてみてください。


Teamsのトランスクリプト機能とは


一般的に「トランスクリプト」とは、講演会やインタビューを文書で記録したものを指します。Teamsに搭載されているトランスクリプト機能は、会議中の音声を自動的に文字として画面に表示できるのが特長です。2021年4月に正式リリースされた機能で、日本語にも対応しています。
ここからは、トランスクリプト機能の概要やできることなどを詳しく解説していきます。



トランスクリプト機能の概要


発言者を特定したうえで、発言内容をリアルタイムで文字起こしすることが出来ます。文字起こししたデータは保存できるため、会議が終わった後でも発言内容を振り返ることが可能です。うまく活用すれば、業務の効率化が期待できます。

何度も使用することで特定の言葉遣いを認識して、精度を上げていくことが出来るのも大きな特徴です。最初は精度があまりよくないと感じても、使い続けると精度がみるみる上がっていきます。



トランスクリプト機能でできること


Teamsを使えば、会議中の発言者と発言内容を紐づけて記録できます。文字起こししたデータはダウンロードすることもできるため、議事録の作成にも向いています。

会議の内容を動画と文章の両方で保存することも可能です。動画もあわせて保存しておけば、資料としても役立ちそうです。



ライブキャプションとの違い


Teamsには、ライブキャプションという機能もあります。

ライブキャプションも、会議の内容を検出して発言内容をリアルタイムに文字を表示できる機能です。発言内容とあわせて、発言者も確認できます。しかし、一度表示した発言内容の保存はできません。

あくまでも会議中の発言をその場で文字で表示するだけ、という機能です。会議中の字幕としては利用できますが、文字起こしデータとしての利用はできないことから、議事録の作成には向いていません。

Teamsで会議中の内容をデータとして残したいのであれば、トランスクリプト機能を使用するとよいでしょう。


Teamsのトランスクリプト機能のメリット


まず考えられるメリットとして、次の2つがあります。

・議事録の作成効率が向上
・会議中や会議後にすぐ内容を振り返ることができる

ここからは、この2つのメリットについて詳しく解説していきます。



議事録の作成効率が向上


まず大きなメリットとして。議事録の作成効率を大幅に向上できることがあげられます。

文字起こしツールに頼らずに議事録を作成する場合、会議中に担当者がメモを取り、後日録音を聞きながら加筆修正を行わなくてはなりません。とにかく多くの工数と手間がかかってしまうのが難点です。

一方でトランスクリプト機能を使用すれば、議事録作成にかかる工数や手間を大幅に削減できます。作成効率が上がるため、業務もスムーズに進むようになるでしょう。



会議中・会議後に内容をすぐに振り返ることができる


トランスクリプト機能を使って文字起こししたデータは、会議中はもちろん後日確認することが可能です。さらに会議中でも数分前に話した内容を振り返ることができるため、会議を円滑に進められることが期待できます。

文字起こししたデータをダウンロードしておけば、会議に参加していないメンバーにも資料として渡すことも可能です。


Teamsのトランスクリプト機能のデメリット


ここまで紹介したように業務に大変有用な機能ですが、デメリットもいくつかあります。

・チャネル会議では利用できない
・自動言語検出機能がない
・精度はマイクの質に左右される

ここからは、これらのデメリットについて解説します。メリットだけではなく、デメリットも知っておきましょう。



チャネル会議では利用できない


記事執筆時点では、チャネル会議で利用することができません。チャネルとは、プロジェクトや部署などのメンバーに対して用意できる専用セクションです。チャネル会議は、チャネルを指定して開催できます。

また、「今すぐ会議」でも利用できません。もし、Teamsで文字起こしをしたいのであれば「今すぐ会議」やチャネル会議以外の方法で使用しましょう。



自動言語検出機能がない


言語の検出は自動化できません。言語が英語に設定されていれば、会議中の音声はすべて英語として認識されてしまいます。この機能を使用する際は、会議前に言語の設定を確認しましょう。



精度はマイクの質に左右される


音声をもとに文字起こしするという性質上、使用するマイクの質によって精度が左右されます。そのため、この機能を上手く活用するためには、マイクの品質や性能にも気を使う必要があります。

精度が悪く修正箇所が多いようであれば、マイクの質や会議室の環境を見直してみると良いでしょう。最近では、安価でも高音質なマイクが増えてきました。特定の方向の音しか拾わず、室内の余計な音を拾いにくい指向性を持ったマイクなども比較的安価で販売されています。


Teamsのトランスクリプト機能の使い方


メリットとデメリットに続いて、使い方を解説します。ぜひこの機会に使い方を覚えておきましょう。

会議をスケジュールして、ライブキャプションの設定をする
トランクスクリプションを開始する
会議終了後にファイルを確認する



1.会議をスケジュールして、ライブキャプションの設定をする


まず、Teamsで会議をスケジュールします。先に説明したように、チャネル会議や「今すぐ会議」では使えないため注意してください。次にライブキャプションをONにします。言語の設定を確認して、使用する言語を設定しましょう。



2.トランスクリプションを開始する


会議が始まったら、「トランスクリプションの開始」ボタンをクリックします。発言者と紐づいた発言内容が画面下に表示されことを確認しましょう。
表示される文章が発言言語と異なる場合はもう一度、設定が正しいか確認してください。



3.会議終了後にファイルを確認する


会議が終了すると、参加者のチャット画面に書き起こしをしたテキストと録画映像が表示されます。このテキストと録画映像は、会議の参加者でしたら誰でもダウンロード可能です。ダウンロードできるファイル形式は、WordファイルまたはVttファイルです。

Wordファイル形式とVttファイル形式で記録のレイアウトが若干異なるため、どちらか見やすい方をダウンロードすると良いでしょう。


Teamsのトランスクリプト機能で困ったときの対処法


Teamsのトランクスクリプト機能で困ったときの対処法をいくつか紹介します。該当するケースがあれば、解決方法として参考にしてみてください。



トランスクリプトが表示されない場合


トランスクリプトが表示されない場合、非表示設定になっている可能性があります。そのような場合は、「トランスクリプトを表示する」を選択しましょう。

設定を変えても表示されないようであれば、Microsoftのサポート窓口に相談してみることをおすすめします。



英語になってしまう場合


トランスクリプトが英語で表示されてしまう場合は、ライブキャプションをONにして、任意の言語に設定してから再度開始してください。



ダウンロードできない場合


データをダウンロードできない場合は、主催者がすでにデータを削除している可能性があります。そのような場合は、他の参加者がファイルをダウンロードできなくなってしまうため、注意が必要です。


まとめ・Teamsのトランスクリプト機能を有効活用しよう


Teamsでトランスクリプト機能を活用すれば、議事録作成にかかる時間や手間を大きく削減出来ます。同時に録画もできるので、動画と文字データを合わせて保存可能です。
内容を後日、議事録化したいのであれば、文字起こしサービスに外注するのもおすすめです。コエラボであれば、迅速かつ正確な文字起こしを低コストで依頼できます。

「外注したいけどお値段や納期が気になる」という方は、お見積りフォームからお見積り依頼を出していただくことも可能です。正確性が求められる議事録作成や、効率的な議事録作成が必要な場合は、ぜひコエラボの利用も検討してみてください。


参考URL

Qiita
https://qiita.com/iwashi-kun/items/8777b48988a226f1770c

日経クロステック(xTECH)
https://xtech.nikkei.com/atcl/nxt/column/18/01362/071400002/

Art-Break Tech Blog
https://art-break.net/tech/?p=13101

Windows Blog for Japan
https://blogs.windows.com/japan/2021/09/09/what-s-new-in-microsoft-teams-august-2021/

Microsoft
https://trainingsupport.microsoft.com/ja-jp/mcp/forum/all/%E3%83%88%E3%83%A9%E3%83%B3%E3%82%B9%E3%82%AF/12016d4a-d32b-4b7a-bfa0-4a28f69613c0